● تنص الفقرة 19 من البند ثانيا من المادة 41 من قانون تنظيم الجامعات على اختصاص مجلس الكلية في قيد طلاب الدراسات العليا، وتسجيل رسائل الماجستير والدكتوراة، وإلغاء القيد والتسجيل.
● كما تنص المادة 175 من قانون تنظيم الجامعات على أنه "مع مراعاة حكم المادة 36 يكون تسجيل رسائل الماجستير والدكتوراة، وإلغاء التسجيل بموافقة مجلس الدراسات العليا والبحوث بناء على طلب مجلس الكلية أو المعهد، بعد أخذ رأي مجلس القسم المختص".
● ويقدم المشرف على الرسالة في نهاية كل عام جامعي تقريرا إلى مجلس القسم عن مدى تقدم الطالب في بحوثه، ويعرض هذا التقرير على مجلس الكلية. ولمجلس الدراسات العليا بناء على اقتراح مجلس الكلية إلغاء قيد الطالب في ضوء هذه التقارير؛ طبقا للمادة (102 من اللائحة التنفيذية).
● في حالة إلغاء القيد فقط فإنه يكون من سلطة مجلس الكلية، ثم اعتماد أ.د/ نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث.
● في حالة إلغاء القيد والتسجيل فإنه يكون من سلطة مجلس الكلية، واعتماد أ.د/ نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، ثم مجلس الدراسات العليا والبحوث.
حالات شطب القيد والتسجيل:
● عدم سداد الدارس للرسوم الدراسية.
● استنفاد الدارس لفرص الامتحان المسموح بها، وفقا لما تنص عليه اللائحة الداخلية للكلية أو المعهد.
● انتهاء المدة القانونية والاستثنائية المنصوص عليها باللائحة الداخلية.
● إذا ثبت من خلال تقارير المتابعة السنوية الخاصة بأداء الدارس عدم جديته، أو انقطاعه عن متابعة الدراسة والتواصل مع المشرف، وذلك بناء على رأي المشرف الرئيس، أو لجنة الإشراف، وموافقة مجلس القسم العلمي المختص ومجلس الكلية، وفي حالة الاختلاف بين المشرفين يتم الرجوع إلى تقرير المشرف الرئيس.
● بناء على رغبة الدارس.
● إذا ثبت الانتحال، أو أخل الدارس بالأمانة العلمية في إعداد الرسالة، أو أخل بالمثل والتقاليد الجامعية، وكذلك حالات الغش أو الإخلال بنظام الدراسة والامتحانات، بعد إجراء التحقيقات اللازمة.
● في حالة غياب طالب الماجستير أو الدكتوراة عن المناقشة بدون تقديم أي عذر.
● إذا رأى ثلثا أعضاء لجنة المناقشة والحكم على الأقل عدم صلاحية الرسالة للمناقشة قبل موعد المناقشة وبعد تقرير تفصيلي بالأسباب، على أن يعرض على المجالس المختصة.
● أية أسباب أخرى يراها مجلس الكلية بناء على توصية مجلس القسم العلمي المختص.
إجراءات إلغاء تسجيل الرسالة العلمية:
يجب على إدارة الدراسات العليا بالكلية اتباع الإجراءات الآتية قبل إلغاء تسجيل الرسالة العلمية:
● إنذار الطالب بثلاثة إنذارات بعلم الوصول، على أن يكون بين كل إنذار والإنذار الآخر مدة لا تقل عن أسبوعين، مع إنذاره -أيضا- عبر بريده الإلكتروني (إن وجد).
● موافقة المجالس المختصة على إلغاء تسجيل الرسالة العلمية، ويتم إرسال الموافقة إلى الإدارة العامة للدراسات العليا والبحوث بالجامعة للمراجعة، تمهيدا للاعتماد من أ.د/ نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، أو العرض على مجلس الدراسات حسب حالة الشطب (شطب قيد فقط، أو شطب قيد وتسجيل معا)، ثم يتم شطب قيد الطالب أو شطب قيده وتسجيله.
● يجوز التقدم بتظلم من قرار الإلغاء أو الشطب إلى أ.د/ نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث خلال ستين يوما من تاريخ صدور قرار الإلغاء، على أن يتم بحث كل حالة على حدة، وفقا لطبيعتها، ووفقا لسبب الشطب أو الإلغاء، ويشترط موافقة المشرف الرئيس (على الأقل) بالنسبة للمسجلين للدرجات العلمية.